Nedávno jsme ve firmě řešili problém s haldami materiálu, který za posledních pár let vyprodukoval a který už zabíral bratru jednu celou místnost.. Od různých faktur, dodáků, starého účetnictví až po různé dnes už téměř nepoužitelné paměťové jednotky, různé plánovací rozvrhy všeho možné, projekty hotové nebo u ledu.. No několik metráků materiálu, se kterým bylo na čase něco dělat. Vzhledem k tomu že jednu celou místnost je v našich omezených prostorách přece jen trochu moc velký luxus, rozhodli jsme se to řešit systematicky a po rozdělení na dvě hromady – hromady toho co se má zničit a hromady toho co se musí uchovat jsme se rozhodli tuhle agendu outsourcovat na externí experty u od firmy Reisswolf.

Archivovat a chránit

Archivace dat do prostor mimo firmu má totiž svoje nezanedbatelné výhody. Hned první z nich: když se něco stane v budově, vyhoří všechny kanceláře, vnikne tam komando špiclů od konkurence… Jestli máte někde bokem sklad všech dokumentů, můžete jen doufat, že zůstane náhodou ušetřen. Jestli ale to delegujete externí certfikované firmě, jste z obliga a můžete spát opět o něco klidněji. Věřte tomu, od té doby co jsme to zavedli u nás se nám hodně rozvázaly ruce.

Skartovat a zlikvidovat

Občas účetní vymyslí nějakou operaci, která by měla být navždy zapomenuta, asi i u vás se produkuje řada interních dat, která by nikdy se neměla dostat ven k nepovolaným očím. Proto si myslím, že je potřeba zodpovědné a účinné skartace dat druhou stranou mince zodpovědného přístupu k informačním tokům každé úspěšné firmy. I když to vypadá na první pohled jednodušeji než data chránit, nenechte se mýlit: neodborně provedená může zanechat na zdánlivě zlikvidovaných dokumentech stále stopy, ze kterých může jít zjistit co původní záznam nesl, a být tedy bezpečnostním rizikem –  o nedostatečně zneškodněných discích a dalších elektronických úložištích nemluvě.